Tehnik Dasar Bertelepon

Ada 5 cara tehnik dasar tata cara bertelepon diantaranya adalah :
1. Tempatkan pemancar telepon sejajar dengan bibir anda, berjarak sekitar 2 jari dari mulut.
2. Bicaralah dengan jelas, atur nada dan volume suara dengan baik, jangan berteriak dan bicaralah dengan tersenyum.
3. Bicaralah dengan ramah dan sopan.
4. Jangan makan (permen/snack) pada saat menerima telepon.
5. Akhiri pembicaraan jika maksud dan tujuan menelpon sudah selesai.
Sopan Santun/Tata Krama Dalam Merespon Telepon Masuk
Sopan santun dalam menerima telepon bagi suatu perusahaan sangat penting, karena akan memberi image atau citra baik tentang perusahaan. Adapun sopan-santun dalam menerima telepon adalah sebagai berikut:
1. Jawablah telepon dengan segera (maksimal 3 kali dering).
2. Informasikan dengan jelas identitas perusahaan, departemen atau diri anda.
3. Berikan salam (sesuai waktu) pada penelpon dengan ramah
4. Cari tahu siapa nama penelpon tersebut.
5. Jadilah orang yang penuh perhatian. Dengarkan pembicaraan tamu dengan seksama, jangan memotong pembicaraan dan kuasai informasi dengan sejelas mungkin.
6. Gunakan magic word yaitu kata-kata yang halus sehingga menyentuh sanubari, seperti : maaf, silahkan, terima kasih dsb.
7. Jika anda memerlukan waktu untuk mencari informasi, tanyakan pada sang penelpon apakah dia mau menunggu atau menelpon kembali.
8. Jika terdapat gangguan atau penundaan mintalah maaf, jelaskan masalahnya dan tawarkan jalan keluar yang memungkinkan.
9. Orang yang menelpon sebaiknya yang menutup telepon lebih dahulu.
Bersuara Phonogenic Dalam Menerima Telepon
Phonogenic artinya suara yang memberi kesan ramah, santun, bersahabat dan penuh perhatian sehingga terdengar menyenangkan. Adapun kriterianya adalah:
1. Berbicara dengan kecepatan normal.
2. Berbicara seakan-akan berhadapan langsung dengan penelpon.
3. Berbicara dengan nada yang sedang (tidak rendah dan tidak tinggi/keras).
4. Berbicara dengan rasa santun, ramah dan rasa ingin membantu penelpon.
Menggunakan Bahan Dan Alat Menerima Telepon Secara Efektif Dan Efisien
Bahan penerimaan telepon adalah:
1. Catatan Agenda Kegiatan Pimpinan/Pejabat/Departemen/Organisasi.
2. Memo khusus dari Pimpinan/Pejabat.
Alat yang digunakan dalam menerima telepon adalah:
1. Kalender Meja
2. Jam Dinding
3. Alat Tulis (Pensil, Bolpoin)
4. Lembar Pesan Telepon (LPT)
5. Daftar Nomor Telepon Extention Internal
6. Buku Daftar Telepon Masuk
Tehnik Dasar Bertelepon | Sumarna Almarogi | 5