Penanganan Barang Tamu Tiba

Ada beberapa langkah yang harus dilakukan bellboy hotel didalam menangani barang-barang yang dibawa oleh tamu hotel, baik yang datang secara individu maupun yang datang secara rombongan/group. Langkah-langkah tersebut dijelaskan dibawah ini :
1. Mengeluarkan Barang Bawaan Tamu
Untuk prosedure mengeluarkan barang bawaan tamu, Unloading Lunggage adalah sebagai berikut :
•   Menyambut dan memberikan respon secepatnya pada tamu yang baru tiba.
•   Menyapa tamu dengan menyebut namanya jika memungkinkan.
•   Melakukan kontak mata dan tunjukan ekspresi yang positif.
•   Menyapa tamu-tamu dengan senyum yang ramah dan sopan.
•   Memperlakukan semua tamu sebagai individu-individu.
•   Menunjukan kepada tamu bahwa mereka adalah orang-orang penting dengan cara segera memberikan perhatian dan menawarkan bantuan.
•   Memperhatikan barang-barang bawaan mereka dengan sebaik-baiknya.

2. Jika tamu tersebut datang dengan mobil, langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut :
•   Saat mobil memasuki Main Entrance, buka pintu mobil dan berikan salam selamat datang.
•   Pada saat tamu turun berikan peringatan agar hati-hati.
•   Tanyakan apakah tamu membawa barang atau tidak, bila tamu membawa barang turunkan barang dari bagasi mobil.
•   Periksa mobil sekali lagi untuk meyakinkan barang tamu tidak ada yang tertinggal.
•   Catat nomor plat mobil, kam tamu tiba dan jumlah barang bawaannya pada Bellboy Errand Card.
•   Minta tamu untuk mengecek kondisi dan jumlah barang bawaannya.
•   Persilahkan tamu menuju meja pendaftaran
•  Angkat barang dengan luggage trolley dan bawa ke lobby area.

3. Menandai barang bawaan tamu :
•   Identifikasi nama tamu dan nomor kamar pada daftar kedatangan atau dengarkan pada saat proses pendaftaran.
•   Isi label tas (Luggage Tag) dengan nama tamu dan nomor kamarnya.
•  Gantungkan label tas pada barang-barang tamu dengan baik.
•  Jika perlu tempelkan stiker hotel pada barang tamu.

4. Escorting Guest yang disertai dengan tamu
Langkah-langkah dalam melakukan Rooming guest atau yang disebut juga Escorting guest sebagai berikut :
•   Memasuki lobby
•   Bellboy mempersilahkan tamu untuk mendaftar
•   Menempatkan barang bawaan tamu selama tamu mendaftar.
Tempatkan barang bawaan tamu sekiranya tamu bisa melihat barang tersebut dan tidak mengangu lalu-lintas lobby atau dekat Belldesk. Perlu diingatkan bahwa bellboy tidak boleh menempatkan barang terlalu dekat dengan tamu sehingga mengangu gerak tamu. Hal ini juga dikhawatrikan akan dapat menimbulkan kekeliruan/salah ambil barang dengan tamu lain atau kecelakaan bila barang terlalu dekat.
•  Menunggu tamu selama mendaftar.
Bellboy harus menunggu di tempat dekat bellcaptain counter, pintu masuk atau juga di depan elevator. Berikan perhatian dan bantuan extra pada tamu yang sudah tua, wanita hamil, orang cacat dan anak-anak selama proses pendaftaran. Bila reception sedang memproses pendaftaran dengan sejumlah tamu maka, bellboy sebaiknya menyarankan tamu untuk duduk di lobby sampai tiba pada giliranya.
•  Menerima kartu tamu dan kunci kamar.
Biasanya reception akan meminta bellboy untuk mengantarkan tamu ke kamar. Bila hotel mengunakan kartu tamu, bellboy harus dengan cepat membaca nomor kamar dan nama tamu yang tertera pada kartu tamu. Jangan lupa untuk menulis nama tamu dan nomor kamarnya pada kartu gantung tanda barang (lunggage tag) serta memeriksa kunci kamar tamu.

•  Memberi cap untuk Bellboy Errand Card.
Bellboy akan menerima kartu pengantaran barang (Bellboy Errand Card) yang sudah distempel atau dicap tanggal dan waktunya oleh Bell Captain. Kartu tersebut digunakan untuk mencatat semua informasi tentang barang bawaan tamu.
•  Memasuki Lift/Elevator
Pada saat tamu sampai di depan lift, Liftboy harus melakukan hal-hal sebagai berikut;
a. Petugas lift akam memberikan salam pada tamu.
b. Petugas lift akan menanyakan nomor kamar.
c. Petugas lift akan mempersilahkan masuk terlebih dahulu.
d. Petugas lift dan bellboy memasuki lift.
e. persilahkan tamu untuk keluar terlebih dahulu bila sampai pada lantai dimana kamar itu berada.

5.  Memasuki Kamar Tamu
Dalam mengantar tamu menuju ke kamar, bellboy harus melakukan hal-hal sebgai berikut :
•   Persilahkan tamu masuk ke kamar.
•   Buka tirai kamar, hidupkan AC, cek semua kelengkapan kamar untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik.
•   Ambil barang bawaab tamu dari trolley dan tempatkan pada tempatnya atau tanyakan pada tamu dimana tamu ingin barangnya disimpan.
•   Mintalah ijin pada tamu untuk menjelaskan fasilitas kamar terutama untuk tamu-tamu yang baru pertama kali check-in di hotel anda dan cara penggunaannya. Misalnya AC, TV, minibar, penggunaan air panas dan air dingin. Usahakan menjelaskan searah jarum jam dan berurutan.
•   Jelaskan tentang layanan-layanan hotel seperti laundry, restoran, bar dll.
•   Tanyakan apakah tamu mempunyai permintaan khusus yang dapat anda Bantu.
•   Sebelum meninggalkan kamar, yakinkan tamu puas dengan penjelasan anda.
•   Ucapkan terimakasih dan untuk menikmati fasilitas kamar kepada tamu.
•   Berikan sapaan pada saat meninggalkan kamar tamu, kemudian tutup pintu perlahan-lahan.
Setelah dari mengatar tamu ke kamar.
•  Lengkapi Bellboy Errand card dengan waktu terakhir menyelesaikan pekerjaan.
•  Serahkan Bellboy Errand Card kepada Bell Captain.

6. Mengantar Barang Bawaan Tidak Bersama Tamu.
•   Ketuk pintu kamar sambil menyebutkan “Porter / Bellboy…..please” 3x.
•   Parkir trolley di tempat yang aman dan tidak menggangu.
•   Buka pintu perlahan-lahan, perhatikan kondisi kamar sepintas untuk memastikan status kamar Vacant ready, buka tirai kamar, periksa semua kelengkapan dan hidupkan AC dengan suhu standar 200 atau sesuai dengan peraturan perusahaan.
•   Pasang Key Card pada power shocket, bila masih menggunakan kunci manual taruh kunci diatas meja jika tamunya tidak ada dikamar.
•   Tempatkan semua barang pada tempatnya.
•   Luggage Rack untuk menyimpan trunk, suite case, haversack, traveling bag, golf bag. (semua barang bias ditempatkan di luggage rack)
•   Dressing Table untuk menyimpan camera case, hat box, brief case, cosmetic case.
•   Washbasin Table untuk menyimpan hand bag, cosmetic case.
•   Wardrobe untuk menyimpan garment bag.
•   Bila tamu ada di kamar, tunggu samapai tamu membukakan pintu dan mempersilahkan masuk.
•  Tanya tamu dimana barangnya ingin diletakan.
•  Susun barang-barang sehingga tamu dapat dengan mudah membukanya.
•  Pastikan bahwa barang-barang aman dan tidak
Penanganan Barang Tamu Tiba | Sumarna Almarogi | 5